校内各学院、各部门：

为做好今年的立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档时间要求

各学院、各部门2024年度形成的各类档案归档时间段为今年3月至６月30日前归档完毕，研究生学位档案从今年9月至12月31日前归档完毕。希望各学院和各部门的兼职档案员抓紧时间进行档案材料的收集、整理和立卷归档，按照时间节点完成档案材料的移交。

二、归档材料要求

所有归档材料要齐全、完整、真实，达到归档移交标准。具体参照档案馆主页上《西南科技大学档案归档范围及保管期限目录》西南科大档字[2024]2号文件。各学院和各部门的兼职档案员应在各业务口档案老师的指导下进行归档。对不齐全、不完整、不符合要求的归档材料，要进行补充和完善，确保高质量归档，以保证档案的完整性和规范性。

三、关于教职工人事档案材料的归档

组织人事部门、各学院及相关部门要做好干部调整、聘任制改革、评优、教师培训学习、聘期和年度考核、入党等文件材料的收集、完善和归档工作。该纳入文书档案的材料应及时归入文书档案，该纳入教职工个人档案的材料应及时归入教职工个人档案，做到应归尽归。

四、关于学生个人档案材料的归档

各学院，学生处、教务处、研究生院、招生就业处、组织部、校团委等部门要做好学生个人档案材料的收集、完善和归档工作。该纳入文书档案的材料应及时归入文书档案，该纳入学生个人档案的材料应及时归入学生个人档案，确保学生个人档案材料不漏归。

五、关于电子文稿的归档

归档材料的电子文稿必须与纸质原件一致，要求转换为PDF格式，文件名用汉字进行描述，整理后和纸质文稿同步归档。       

档案馆将对各业务归档部门的工作完成情况进行量化考评，纳入年终考核，作为档案工作评优推荐的依据。         

归档业务电话咨询：

综合档案科：6089035、6089038

人事档案科：6089856

归档表格下载：  https://dag.swust.edu.cn/2022/0411/c3627a152569/page.htm

特此通知 

                     西南科技大学档案馆

                        2025年2月26日